Bí quyết giao tiếp chốn công sở
Những hướng dẫn dưới đây không chỉ khiến cho bạn trở thành một người văn minh, lịch thiệp mà bạn sẽ đạt được nhiều thành công hơn nữa trong công việc của mình.
Trong thang máy
Văn phòng bạn là một tòa nhà chọc trời tráng lệ, nhưng hãy tạm lờ đi lớp vỏ ngoài hào nhoáng đó. Bước vào thang máy rất có thể bạn đã ít nhất 1 lần gặp một trong những nhân vật sau đây: anh chàng thích gào thét trong điện thoại (“Gì cơ? Tôi đang ở trong thang máy. THANG MÁY!!”), anh chàng dự báo thời tiết (“Cuối tuần này mưa đấy! Đường xá lại lầy lội bẩn thỉu!”),… Nhưng “nổi tiếng” hơn cả chắc phải kể tới những anh chàng hay lao hộc tốc vào thang máy trước khi cửa sập lại, cố lèn mình vào đám đông trong thang máy chỉ để lên tầng 2 nhanh hơn 20 giây leo thang bộ.
Nếu bạn cần thiết phải sử dụng thang máy mà cửa sắp sập đơn giản chỉ cần nói: “Làm ơn giữ cửa giúp tôi!”. Một câu nói hết sức đơn giản nhưng đủ chứng tỏ bạn là một người lịch sự, văn minh. Những phép xã giao hiện nay cũng “hợp pháp hóa” quyền… giả điếc khi thấy những đồng nghiệp của mình đang dần tiến tới thang máy từ xa. Chỉ vậy mà mới có sự xuất hiện của những anh chàng lao sầm sập khi cửa thang máy đang khép, điều này cũng dễ hiểu! Tuy nhiên thì đôi khi không cần thiết phải vội vã, vồ vập đến thế!
Lời chào buổi sáng
Có thể nói chúng ta đang sống trong một thế giới mở, nơi mà mọi người đều có nhu cầu giao tiếp với nhau. Sự im lặng đã trở nên lỗi thời. Bất kể vì lý do gì đi chăng nữa, những màn chào hỏi mang tính xã giao đang ngày càng gia tăng một cách chóng mặt! Tưởng tượng xem, bạn vừa tới cơ quan, chưa kịp mở cửa vào phòng thì đã có hàng chục câu hỏi (mang tính chất thăm hỏi) đang xếp hàng chờ bạn trả lời.
Trong xã hội văn minh, mọi người trong văn phòng chỉ nói chuyện khi mỗi người có trong tay một tách cà phê nhâm nhi trong thời gian rất ngắn. Cách lịch sự nhất để tránh những câu thăm hỏi không cần thiết khi công việc còn chưa bắt đầu là gật đầu và mỉm cười và nhắn nhủ một câu đại loại như: “Tôi cần phải check mail một chút. Sẽ nói chuyện với cậu sau nhé!”.
Nhân tiện nói tới email, cũng có nhiều điều đáng bàn. Phương tiện liên lạc “hi-tech” này nhiều khi lại bị nhiều người xem nhẹ cách thức gửi email. Gõ sai chính tả, chèn thêm “emoticons” (mặt cười, mặt mếu, thè lưỡi…) một cách vô tội vạ… – những “lỗi” này không chỉ còn gây khó chịu cho người nhận email nữa mà còn là biểu hiện của sự thiếu tôn trọng. Nếu bạn không muốn người khác hiểu nhầm hay tệ hơn là đánh giá thấp bạn thì hãy sửa những “lỗi” trên (nếu có) ngay lập tức! Cách thức giao tiếp ẩu tả, khả năng giao tiếp nghèo nàn sẽ không bao giờ mang lại những kết quả tốt trong công việc. Thêm một điều lưu ý nữa,không nên viết hoa hết một câu. Vì như thế có cảm giác như bạn đang hét vào mặt người ta.
Điện thoại
Ngày nay, việc sử dụng loa ngoài của điện thoại đã không còn được coi trọng khi mà nó bị lạm dụng quá đà. Cái sự lười đã chiếm lĩnh con người ta đến mức không còn nhấc ống nghe lên và ấn nút “speaker” ngay cả khi đó không phải là một cuộc điện thoại họp, thảo luận đông người. Và những cuộc họp qua điện thoại này cũng thường xuyên nhận được những lời báo hủy vào phút chót. Tệ hơn, có nhiều người ngáp thành tiếng lớn ngay khi người khác đang trình bày qua điện thoại.
Người sử dụng điện thoại di động và PDA cũng không phải ngoại lệ. Những quy tắc về sử dụng những loại phương tiện liên lạc hiện đại tại chốn công sở không thể dễ dãi được giống như khi bạn đến những nơi công cộng như nhà hàng, rạp chiếu phim. Hãy tạm chuyển sang chế độ rung và nếu như bạn đang trong một buổi họp thì hãy tạm cất điện thoại trong túi.
Những câu chuyện tán gẫu
Những văn phòng hiện đại bây giờ đều được trang bị khu giải trí riêng với bộ foosball, Wii… để mọi người có được những phút giây thư giãn sau giờ làm việc, nơi mọi người có thể nói chuyện với nhau.
Tuy nhiên có một vài chủ đề được khuyến cáo là không nên bàn tán như: chính trị, tôn giáo và sex. Nếu có ai đó vui mồm khơi mào những chuyện về tình hình “tiêu hóa” của em bé nhà họ thì bạn cũng không nhất thiết phải nán lại thêm. Những câu chuyện dông dài về các nhà hàng sang trọng, những quán bar sành điệu khi mà đồng nghiệp đã nhìn đồng hồ liên tục sẽ không được hưởng ứng. Bạn cần phải làm chủ thời gian của mình và biết được khi nào là đủ. Và nếu như bạn muốn cắt ngắn câu chuyện của mình thì xin lỗi mọi người hẹn chốc nữa kể tiếp (không bắt buộc!).
Không gian làm việc
Quần áo đi gom buổi sáng vứt bừa bãi, chân đất ngồi họp, bàn làm việc đầy vỏ bánh kẹo, đồ ăn – những yếu tố này chỉ giúp bạn hoàn thiện hình ảnh của một cục thịt thừa, một cái gai trong mắt sếp và đồng nghiệp. Những xung đột dễ xảy ra nhất khi chúng ta bị bỏ chung vào cùng một phòng. Chính vì thế hãy cất quần áo đi gym tại tủ riêng của bạn ở phòng tập. Còn nếu đói quá và trót mua một gói xôi xéo thơm phức với mùi hành khô ngào ngạt, hãy biết ý ra hành lang “xử lý” gọn ghẽ. Một đồng nghiệp, một nhân viên biết cư xử sẽ luôn được lòng những đồng nghiệp khác cũng như sếp. Cho dù bạn có đang nói chuyện điện thoại với ai, tâm trạng ra sao thì cũng nên điều chỉnh âm lượng vừa đủ, đừng làm phiền người khác với những cao độ bất thình lình.
Phép lịch sự trong “rest room”
Bạn cứ nghĩ rằng phép lịch sự tối thiểu trong “rest room” chẳng có gì phức tạp. Hãy xem lại! Giả sử bạn bước chân vào toilet và tạm thời… hết chỗ! Đừng có vội vàng đến mức xếp hàng ngay sau lưng đồng nghiệp ngay khi người ta đang “giải quyết”! Đừng có giục toáy lên vì điều này không giúp được gì! Nhẫn nại hết mức chờ cho đồng nghiệp rửa tay rồi hẵng tiến gần lại và hãy nhớ là phải “giữ khoảng cách”. Còn nếu bạn cần sửa sang lại đầu tóc, quần áo, hãy làm thật nhanh gọn. Chải đầu thì ok! Nhổ tóc, cắt móng tay thì tuyệt đối không! Đặc biệt cạo râu lại càng không được hoan nghênh chút nào!
Sưu tầm từ Internet
